Ob sich KI in KMU lohnt, sehen Sie nicht in einer Studie. Sie sehen es an einem einzigen Ablauf in Ihrem Betrieb. Messen Sie eine Woche lang, wie viele Minuten eine Aufgabe heute dauert, testen Sie dieselbe Aufgabe mit KI-Unterstützung und rechnen Sie den Unterschied in Euro pro Monat um. Erst wenn die Zahl klar über Ihrer Schwelle liegt, wird automatisiert.
Was sagt die neue McKinsey-Studie über KI in österreichischen Firmen?
Am 9. Oktober 2026 ist die McKinsey-Studie „State of AI in Austria: Update 2026“ erschienen. Der Bericht in der NEUE Vorarlberger Tageszeitung (öffnet in einem neuen Tab) fasst den Kern in einem Satz zusammen: „Sieben von zehn Betrieben fehlt jedoch eine konkrete Erfolgsmessung.“
Zwei weitere Zahlen aus demselben Bericht: „Rund der Hälfte der Firmen fehle eine Methode zur vorherigen Nutzenberechnung.“ Und 70 Prozent gaben an, ihren monatlichen Token-Verbrauch nicht zu kennen. Gemeint ist die Menge, nach der KI-Nutzung abgerechnet wird. Einfach gesagt: Viele wissen nicht, was sie die KI im Monat kostet.
Befragt wurden laut Bericht 135 Technologie- und Digitalverantwortliche aus 54 Firmen. Das sind Betriebe, die eigene Leute für Technologie und Digitales haben. In einem kleineren Betrieb stellt sich dieselbe Frage. Nur ist dort weniger Spielraum für teure Fehlversuche.
Marlene Riedler, Partnerin bei McKinsey in Wien und Co-Autorin der Studie, bringt es auf den Punkt: „Wer den Nutzen nicht vorab quantifiziert und laufend misst, trifft Skalierungsentscheidungen auf Basis von Annahmen.“
Daraus folgt eine einfache Regel. Erst messen, dann automatisieren.
Warum gerade Eingangsrechnungen?
Weil sie in fast jedem Betrieb anfallen. Und weil man sie zählen kann.
Eine Eingangsrechnung hat einen klaren Anfang und ein klares Ende. Sie kommt per Mail oder Post. Jemand öffnet sie, prüft Lieferant, Datum, Betrag und Steuer, ordnet sie zu, legt sie ab und gibt sie zur Zahlung frei. Das wiederholt sich jeden Monat, oft dutzende oder hunderte Male.
Genau das macht den Ablauf zum guten Testfall. Er ist häufig, gleichförmig und messbar. Für die Messung brauchen Sie kein Projekt und kein Budget. Sie brauchen eine Stoppuhr und eine Strichliste.
Wie messen Sie in fünf Tagen, ob sich KI lohnt?
Montag: Einen Ablauf auswählen
Nehmen Sie einen einzigen Ablauf. Nicht drei. Legen Sie fest, wo er beginnt und wo er endet. Bei Eingangsrechnungen etwa: „Rechnung ist da“ bis „Rechnung ist geprüft, zugeordnet und abgelegt“. Bestimmen Sie eine Person, die misst. Am besten die, die die Arbeit ohnehin macht.
Dienstag: Den Ist-Zustand messen
Stoppen Sie die Zeit für jede Rechnung. Mindestens 20, besser 30 Stück. Tragen Sie auf einer Strichliste ein: Minuten pro Rechnung, Rückfragen, Fehler. Nichts beschönigen, nichts beschleunigen. Sie wollen den normalen Alltag sehen, nicht den besten Tag.
Mittwoch: Die Kosten pro Monat ausrechnen
Jetzt wird aus Minuten Geld. Die Formel ist schlicht:
Kosten pro Monat = Rechnungen pro Monat × Minuten pro Rechnung ÷ 60 × Stundensatz
Mit Stundensatz sind Ihre internen Kosten pro Arbeitsstunde gemeint, also Lohn samt Nebenkosten. Nicht der Satz, den Sie Kunden verrechnen. Legen Sie am Mittwoch auch fest, wie der Test aussieht: Die KI liest die Daten aus der Rechnung aus, ein Mensch prüft und gibt frei. Und klären Sie vorher, welche Daten in welches System dürfen.
Donnerstag: Den KI-Test durchführen
Gleiche Person, gleiche Art von Rechnungen, gleiche Anzahl. Stoppen Sie wieder jede Rechnung. Wichtig: Die Zeit für das Kontrollieren zählt mit. Eine KI, die schnell ausliest, aber jede dritte Rechnung falsch zuordnet, spart nichts. Notieren Sie Fehler genauso wie am Dienstag.
Freitag: Vergleichen und entscheiden
Legen Sie beide Strichlisten nebeneinander. Rechnen Sie die neuen Kosten mit derselben Formel aus. Dazu kommen die Kosten pro Verwendung, also das, was die KI pro verarbeiteter Rechnung kostet, und eventuelle Fixkosten pro Monat.
Entscheiden Sie dann nach einer Schwelle, die Sie vor dem Test festgelegt haben. Zum Beispiel:
- Die Zeit pro Rechnung sinkt um mindestens 30 Prozent.
- Es passieren nicht mehr Fehler als vorher.
- Die einmaligen Einrichtungskosten sind in unter zwölf Monaten wieder hereingespielt.
Alle drei erfüllt: Go. Eine davon nicht: No-Go, oder ein zweiter Test mit einer klaren Änderung. Ein No-Go ist kein Scheitern. Es ist eine Entscheidung auf Basis von Zahlen statt Bauchgefühl.
Wie sieht das in Zahlen aus?
Rechenbeispiel – alle Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine echten Ergebnisse. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
| Posten | Vorher | Nachher (mit KI) |
|---|---|---|
| Rechnungen pro Monat | 200 | 200 |
| Minuten pro Rechnung (inkl. Kontrolle) | 6 | 2,5 |
| Arbeitsstunden pro Monat | 20 | rund 8,3 |
| Stundensatz (intern) | 45 € | 45 € |
| Arbeitskosten pro Monat | 900 € | rund 375 € |
| Kosten pro Verwendung (200 × 0,05 €) | – | 10 € |
| Fixkosten pro Monat (z. B. Software) | – | 150 € |
| Gesamt pro Monat | 900 € | rund 535 € |
Ersparnis im Beispiel: rund 365 € pro Monat. Angenommene Einrichtungskosten von 1.500 € wären damit nach gut vier Monaten hereingespielt. Die Zeit pro Rechnung sinkt im Beispiel um rund 58 Prozent. Bleibt die Fehlerzahl gleich, wären alle drei Schwellen erfüllt.
Achten Sie auf die Zeile „Kosten pro Verwendung“. Sie ist im Beispiel klein. Sie kann aber wachsen, wenn mehr Rechnungen kommen oder der Ablauf aufwendiger wird. Laut demselben Bericht kann bei eigenständig arbeitenden KI-Systemen dieselbe Aufgabe je nach Lösungsweg bis zu 30-mal mehr Tokens verbrauchen. Deshalb gehört diese Zeile in jede Rechnung, auch nach dem Start.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür eine eigene IT-Abteilung? Nein. Für die Messung reichen eine Stoppuhr, eine Strichliste und eine Tabelle. Technisches Wissen brauchen Sie erst für den Test am Donnerstag, und dort reicht ein kleiner, überschaubarer Aufbau.
Reichen 20 oder 30 Rechnungen für eine Entscheidung? Für eine erste Richtung ja. Ist das Ergebnis knapp an der Schwelle, messen Sie eine zweite Woche. Ist es deutlich darüber oder darunter, wissen Sie genug.
Was, wenn sich KI bei uns nicht lohnt? Dann haben Sie eine Woche investiert und eine teure Fehlentscheidung vermieden. Oft lohnt sich ein anderer Ablauf mehr. Die Methode bleibt dieselbe.
Was kostet KI pro Monat? Das hängt vom Ablauf und von der Menge ab. Deshalb gehören die Kosten pro Verwendung als eigene Zeile in die Rechnung. Wer sie von Anfang an mitschreibt, weiß später, was die KI wirklich kostet.
Wenn Sie das an einem Ablauf in Ihrem Betrieb durchgehen wollen, schreiben Sie mir.